Olyan objektumokban, ahol meghatározott idő és jogosultsági rend szerinti ki és beléptetés történik, gyakran nem csak a dolgozók mozgása szigorúan szabályozott, hanem az általuk használt szobák, irattárak, értékőrző szekrények kulcsainak a felvétele, leadása is meghatározott protokoll szerint kell, hogy történjen. A kulcsmenedzser tulajdonképpen egy olyan masszív, a kulcsdobozok tárolására szolgáló fémszekrény, amelynek a fiókjait csak az adott fiókhoz, fiókokhoz rendelt nyitási, zárási jogosultsággal rendelkező személy kezelheti. A szekrénnyel és annak fiókjaival kapcsolatos összes esemény eseménytárba kerül, onnét tetszőleges szűrésekkel megtekinthető, kinyomtatható.